7 trucs pour être plus productif

stencil.default (6)

Plusieurs personnes se sentent débordés, parce qu’ils ne réussissent pas à tout accomplir. La bonne nouvelle est que vous pouvez vous améliorer et devenir meilleur. La productivité est comme un muscle. Plus vous vous exercez, plus vous allez devenir productif. Dans cet article, je vous partage mes 7 meilleurs trucs pour maximiser votre journée de travail – sans travailler plus, mais en travaillant mieux.

Parce que lorsqu’on regarde certaines personnes, on se demande souvent « Comment font-ils? ». Et là, on se sent un peu… pas trop productif… Et bien ces gens nous répètent souvent la même chose :

  • Ils apprennent à maximiser leur temps;
  • Ils développent des trucs pour optimiser au maximum leur temps disponible pour passer du temps avec leurs proches et faire des choses qui les passionnent.
  • L’important, c’est de faire de la place pour ce qui est important et non de travailler plus, mais travailler mieux.

Voici donc, 7 trucs pour travailler mieux (pas plus!) :

Truc #1 : Éliminer les distractions en ligne (internet, réseaux sociaux)

Détrompez-vous, j’adore internet. J’ai accès à une foule d’information, d’études, de références. J’y ai un accès quasi instantané. Mais ça peut aussi devenir un problème. Ce type de distraction peut nous empêcher de travailler sur nos tâches importantes, parce que… vous savez comment ça se passe. Vous allez sur Facebook, vous vous dites que vous allez vérifier quelques trucs. Quelqu’un affiche un article intéressant, et vous cliquez sur l’article. Deux heures plus tard, vous êtes toujours là et vous ne pouvez plus en ressortir!

Ça nous arrive tous. Pour éviter de se retrouver dans cette situation, lorsque vous devez vous concentrer et travailler sur des projets importants, placez votre téléphone en mode avion. Sur le Mac, vous pouvez enlever les notifications. Plusieurs applications vous permettent de configurer les pages que vous ne voulez pas accéder pendant une période de temps. Ça vous permet de travailler sur les tâches importantes sans être dérangé. Vous pouvez par exemple spécifier que vous ne voulez pas avoir accès à Facebook ou Twitter pendant que vous travaillez sur votre projet. Vous spécifiez les sites et la période de temps.

Une autre façon aussi est d’y aller en sens inverse. C’est-à-dire, de vous allouer des périodes de temps pour surfer sur le net. Et vous vous entraîner à ne pas surfer entre ces périodes.

 Truc #2 : Planifiez-vous du temps seul

Le deuxième truc est de vous réserver du temps sur votre calendrier, comme planifier une réunion avec vous-même, afin de travailler sur vos tâches importantes. J’appelle ce temps : mes blocs stratégiques. C’est ici que vous allez devenir productif. Considérez ce temps comme un espace créatif. Un endroit pour trouver des solutions à vos projets les plus difficiles ou qui n’avancent pas assez vite. Un temps pour développer de nouvelles idées, de nouvelles façons de faire. Ces périodes se répètent à tous les jours préférablement, sinon 2 à 3 fois par semaine. Car si vous passez la majorité de votre journée dans des réunions, le travail s’accumule et vous vous retrouvez à la fin de la journée avec une pile de travail.

Truc #3 : Regrouper des tâches similaires ensemble

Le troisième truc est de regrouper vos tâches similaires ensemble. Il y a quelques années, je me suis créé un horaire, ce que j’appelle « ma semaine idéale ». Je l’ai créé en me disant : si j’avais 100% le contrôle de mon temps, comment organiserai-je mes activités? Et puis, j’ai regroupé ensemble les tâches similaires. Par exemple, le matin c’est mon temps pour faire de l’exercice, méditer, préparer ma journée. À partir de 5:30, c’est mon temps. Ensuite, j’ai des périodes de temps pour les enfants : avant et après l’école, durant leurs activités et en soirée.  Aussi, les matinées sont réservés pour les tâches importantes car c’est durant cette période que je suis le plus alerte et concentrée.

Les vendredis, sont réservés pour mes rencontres externes, les sorties, lunch etc. Je passe en revue ma semaine et je planifie la semaine à venir. Lorsque je regroupe les tâches similaires, je réussi à produire plus en travaillant moins. J’ai aussi du temps de réservé pour mes tâches plus exigeantes en terme de concentration. Lorsque je dois par exemple écrire un article, je me réserve du temps juste pour ça. Par exemple, pour écrire cet article, je me suis réservée 2 heures, pas plus. Je dois donc être concentrée au maximum!

Truc #4 : Identifier vos tâches les plus importantes

Ce truc a totalement changé ma façon de travailler lorsque je l’ai vraiment mis en application. Je note toutes les choses à compléter durant ma journée (ça tourne autour de 7-8 tâches). Ensuite, je choisis les 1 à 3 tâches que je dois absolument compléter à la fin de la journée. À la fin de la journée, je n’aurai pas tout compléter mes 8 tâches. Par contre j’aurai complété mes 3 tâches  les plus importantes.  Je ne fais pas tout. Il y a toujours plus à faire. La liste est infinie! Surtout pour les perfectionnistes comme la plupart d’entre nous (surtout moi J), il y aura toujours plus à faire. Ne vous culpabilisez pas si vous ne réussissez pas à tout accomplir. Ce qui est important à retenir ici est de vous assurer que vos tâches les plus importantes soient complétées en premier.

 Truc #5 : Éliminer, automatiser et déléguer

Le cinquième truc est basé sur le livre de Tim Ferriss – la semaine de 4 heures. Avez-vous lu ce livre? Moi, je l’ai lu lors de sa parution en anglais il y a une dizaine d’années, et je suis en train de le relire une deuxième fois en français. J’adore ce livre. Je vais vous parler de la dernière partie : déléguer.

Si vous voulez devenir plus productif, vous devez apprendre à déléguez même si vous n’avez pas d’équipes. Le problème est que les gens disent « je ne délègue pas car c’est plus long à expliquer qu’à faire ». C’est vrai – la première fois. Mais pour des tâches que vous faîtes régulièrement, ça vaut la peine. Mon but est de déléguer en premier la majorité des tâches que je n’aime pas et que je ne suis pas bonne.

Pourquoi? Parce que ces tâches me demandent plus de temps, me bouffent mon énergie et me drainent. Et mon profil passe de « Performante » à « Procrastinateur » lorsque je les exécute.

Si vous désirez connaître votre profil en général ou dans certaines situations particulières, cliquez ici. En moins de 5 minutes, vous connaitrez votre profil.

 

Truc #6 : Investissez en coaching

Ici, je parle plus que d’investir en éducation. Je parle d’investir en vous pour aller plus loin, plus vite. Ça ne veut pas dire d’engager un coach en passant…

Vous pouvez vous coacher en lisant les meilleurs livres sur le sujet. Je lis en moyenne 3 livres par mois.  J’adore tout simplement lire et apprendre de nouvelles choses. Il y a toujours de la place pour devenir plus productif, donc j’investis continuellement en coaching et en formation. En plus, vous pouvez aussi vous inscrire à des ateliers spécialisés ou participer à des conférences. Il y a plusieurs façon de recevoir du coaching. Le but est de toujours continuer à apprendre des meilleurs et à poser des questions. Parfois, il peut être bon d’investir personnellement dans un coach, et parfois, on peut aller chercher nos réponses en lisant des livres, en regardant des vidéos, en écoutant des podcasts ou en posant des questions à notre entourage – vous connaissez surement des experts. Entourez-vous. On devient aussi compétent que nos 5 plus proches amis.

 Truc #7 : Connaître vos forces et vos compétences

 Vous savez quoi? Vous ne serai jamais plus productif que vous ne l’êtes lorsque vous faîtes ce que vous aimez et ce pour quoi vous êtes compétent.  Vous ne serez jamais moins productif que ne vous l’êtes lorsque vous faites ce que vous détestez et ce que vous n’êtes pas compétent. Vous me suivez? Demandez à votre entourage, écoutez votre cœur, et observez dans quelle situation vous êtes plein d’énergie.

Que disent les gens autour de vous lorsqu’ils vous complimentent? Commencez à identifier vos habiletés uniques, et avec le temps (ça ne se passera pas du jour au lendemain), réduisez les tâches que vous n’aimez pas et que vous ne possédez pas les compétences – vous pouvez pratiquer à déléguer aussi J . Concentrez-vous sur vos forces. Vous serez beaucoup plus productif. Vous savez, parfois juste de planifier un peu de temps seul (ce pourrait être durant un de vos blocs stratégiques) pour identifier vos forces, vos passions et vos compétences : « ce qui vous rend unique ».

En conclusion, sachez que vous pouvez devenir plus productif. C’est le même processus que lorsque vous faites du sport. Plus vous vous concentrez, plus vous apprenez sur le sujet, et plus vous mettez en pratique ce que vous apprenez, plus vous vous améliorerez. Donc, débutez par une première petite action.

Alors qu’allez-vous faire aujourd’hui?